FH Wedel

Vorlesung: Content Management

Modul: Mediengestaltung und Content Management

Termine

• Do. 16.04.2015
• Do. 30.04.2015
• Do. 21.05.2014 ( 14.05. entfällt wg. Christi Himmelfahrt )
• Do. 04.06.2014
• Do. 18.06.2014 - MRZ, mit Übung durch CoreMedia
• Do. 02.07.2014

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Benotung

Klausur:
Grundlage der Gestaltung, Anwendung der Gestaltung und Content Management

⅓ Anteil Content Management - 30min

Content Management

Themen

Eine Auswahl an subjektiv relevanten Punkten zum Thema "Content Management" ohne einen Anspruch auf Vollständigkeit.

Content Management

... ist die Zusammenfassung aller Tätigkeiten, Prozesse und Hilfsmittel, die den Lebenszyklus digitaler Informationen in Form von Unterlagen und Dokumenten unterstützen.*

*Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Content_Management **
**hinter Wikipedia steckt ein Content Management System

Content Management

... beschreibt die Planung, Verwaltung, Steuerung und Koordination aller Aktivitäten, die auf den Content und dessen Präsentation in Unternehmen abzielen.

Wolfgang Riggert; ECM - Enterprise Content Management; 2009; ISBN 978-3-8348-0841-7

Warum Content Management?

Datenbestand verdoppelt sich alle zwei Jahre *

Steigende Menge an zu verwaltenden Daten ( nicht zwingend mehr Informationen )

*Stand 07/2013, http://www.welt.de/wirtschaft/webwelt/article118099520/Datenvolumen-verdoppelt-sich-alle-zwei-Jahre.html

Warum Content Management?

Daten können verschieden vorliegen:

• strukturiert
• unstrukturiert

Wer hat Zugriff auf Daten und in welcher Weise?

Die gleichen Informationen können in verschiedenen Dokumenten verwendet werden.

Warum Content Management?

Beispiele

• Platzprobleme bei klassischen Papierdokumenten 1TB ~ Papierstapel von 25km Höhe ~ 20.000t
• Geschwindigkeit bei Ablage und Wiederfinden von elektronischen Dokumenten
• Abbilden von realen Prozessen und (Unternehmens-) Strukturen in digitaler Umgebung (z.B. Freigaben, Geschäftsprozesse, Qualitätssicherung)
• Trennung von Content und Technologie
• Autoren Medien zugänglich machen
• Trennung von Struktur und Inhalt bei der Speicherung, dadurch beliebige Wiederverwendbarkeit bzw. Bereitstellung unabhängig vom Ausgabemedium (so die Wunschvorstellung)

Warum Content Management?

Content unabhängig vom Kanal bereitstellen

Ausgabekanäle können sein:

• Internet (öffentlich)
• mobiles Internet (öffentlich)
• Intranet (intern)
• Extranet (Zugriffsbeschränkte Zielgruppe)
• (Smart) TVs
• APIs

Content Medienneutral bereitstellen

Trennung von Inhalt, Struktur und Layout

z.B. durch die Verwendung von XML

• XML zur strukturierten Datenhaltung
• DTD zur Beschreibung einer gültigen Struktur
• XLS/CSS zur Beschreibung des Layouts

Cross Media Publishing

Beispiel klassisches Verlagswesen

Herstellung eines einzigen, nicht personalisierten Produktes mit fester Verflechtung von Inhalt und Layout

vs. Digital Publishing

Einsatz von Cross Media Publishing zur Unterstützung beliebiger, personalisierter Content- Kanäle

Content Management Systeme

Content Management Systeme

Es gibt verschieden spezialisierte CM Systeme

• Content Management System
  • Enterprise Content Management System (ECMS)
  • Web Content Management System (WCMS)
  • Document Management System (DMS)
  • Digital Asset Management (DAM)
  • Knowledge Management (KM)

Content Management Systeme

Abgrenzung

Content Management System (CMS)
Beschreibt ein allg. System zur Verwaltung und Pflege von Inhalten ( vgl. CM )

Web Content Management System (WCMS)
Bezeichnet ein System speziell zur Verwaltung und Distribution von Inhalten für das Web. Ein WCMS ist ein CMS.

Document Management System (DMS)
Bezeichnet ein System speziell zur Verwaltung und Pflege von Dokumenten. Ein DMS ist ein CMS und kann ebenso ein Teil eines WCMS sein.

Digital Asset Management (DAM)
Bezeichnet ein System speziell zur Verwaltung und Pflege von weiteren Assets ( z.B. Bilder, Videos, Audio ). Ein DAM ist ein CMS und kann ebenso ein Teil eines WCMS sein.

Enterprise Content Management (ECM)
Bezeichnet i.A. das Konzept zur Verwaltung aller Inhalte und Daten aus Unternehmenssicht. Es bildet dabei Strukturen und Prozesse eines Unternehmens ab. WCMS, DAM oder DMS können Teilsysteme eines ECMS sein.

Web Content Management

WCM Systeme sind CM Systeme die auf die Verwaltung von Inhalten und die Publizierung über Webtechnologien spezialisiert sind.

WCM ist bestrebt, eine zentrale Verwaltung des Layouts zu ermöglichen, ein Link-Management zur konsistenten Pflege der Hyperlinks zu unterstützen, automatisierte Navigationshilfen einzuführen und Inhalt und Layout strikt zu trennen.

Wolfgang Riggert; ECM - Enterprise Content Management; 2009; ISBN 978-3-8348-0841-7

Web Content Management

Durch die zentrale Bedeutung des Internets als Distributionsmedium haben/bekommen die meisten CM Systeme zumindest eine web-basierte Benutzeroberfläche. Die Grenzen zwischen web-basierten CM Systemen und Web CM System sind daher fließend.

Besonderheiten / Vorteile von WCM Systemen im vgl. zu CM Systemen

• Einhaltung von CI (Corporate Identity) durch z.B. Templating
• Dynamische Navigationserstellung
• Statische / Dynamische Publizierung mit / ohne Auslieferungskomponente
• Zeit- / Eventgesteuerte Publizierung

Enterprise Content Management

Enterprise-Content-Management (ECM) umfasst die Methoden, Techniken und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse im Unternehmen.

AIIM (Association for Information and Image Management) international, 2008

ECMS vs. CMS

Aus Unternehmenssicht wird Content Management ganzheitlicher unter dem Begriff Enterprise Content Management betrachtet.

Ziel des ECM ist es, die unternehmensrelevanten Daten, seien es strukturierte oder unstrukturierte Dokumente aus unterschiedlichen Quellen, zusammenzuführen und den Mitarbeitern anhand von Aufgaben und Rollen zuzuteilen.*

ECM erfasst alle Inhalte des Unternehmens und umfasst auch die verbindenden Prozesse ausgehend von den bestehenden Strukturen und Prozessen des Unternehmens.

ECM Systeme schließen i.d.R. mehrer CM System zusammen ( DMS, DAM, WCMS )

Ebenso werden rechtliche Aspekte und Anforderungen an Unternehmen abgedeckt - Revisionssicheres Speichern, Records Management

Böhm, M; Auf dem Weg zur ganzheitlichen Informationsverwaltung, in BARC-Guide, Ausgabe I, 2007

Content Management

... ist die Zusammenfassung aller Tätigkeiten, Prozesse und Hilfsmittel, die den Lebenszyklus digitaler Informationen in Form von Unterlagen und Dokumenten.

Content Management Systeme sind Anwendungen bzw. Softwarekomponenten die Zusammen bei der Abbildung des Content Life Cycles unterstützen.

Content Life Cycle

Es gibt verschiedene Phasenmodelle eines Content Life Cycle die sich durch die Anzahl der Phasen (Stages) unterscheiden. Welches Modell Anwendung findet hängt häufig von der Art des CMS ab.

5 Phasen Modell des Content Life Cycle *

1. Erfassen (Capture)
2. Verwalten (Manage)
3. Aufbereiten & Bereitstellen (Deliver,Publish)
4. Depublizieren
5. Archivieren (Preserve)

*Nakano, Russell (2002) Web content management: a collaborative approach; Addison Wesley Professional

Content Life Cycle

Zu jeder Phase des Modells können mehrere Unterteilungen bzw. Aufgaben gehören

1. Erfassen (Capture)
   Recherche, Beschaffung, initale Bearbeitung, Bewertung und Auswahl von Informationen, Erzeugen, Erfassen von Metadaten
2. Verwalten (Manage)
   Durchsicht nach inhaltlichen und formalen Kriterien (Freigabe), Bearbeitung, Zusammenstellung, Verknüpfung, Rechtemanagement
3. Aufbereiten & Bereitstellen (Deliver,Publish)
   Erscheinungszeitraum, Publizierung, Auslieferung
4. Depublizieren
   Prüfen von Abhängigkeiten, ggf. zurückführen zur Verwaltung
5. Archivieren (Preserve)
   kann auch Löschung bedeuten

Teilmodelle eines CM Systems

Um den Content Life Cycle abbilden zu können, sollten folgende Teilmodelle bedacht werden:

• Content-Modell - Welchen Content habe ich, wie liegt Content vor, wie soll der Content ausgegeben werden ?
• Organisationsmodell - Wie ist meine Organisation aufgebaut, welche Interessensgruppen gibt es ?
• Rechte-/ Rollenmodell - Welche Rollen gibt es, welche Rechte gibt es, wie sind diese verteilt ?
• Aufgabenmodell - Welche Aufgaben gibt es, was passiert mit Inhalten ?
• Prozessmodell - Wie sind einzelne Aufgabe miteinander verbunden ?
• Informationsmodell - Welche Informationen brauche ich, wer hält welche Informationen ?
• Technikmodell - Welche Technologie steht mir zur Verfügung, welche Technologie muss bedient werden ?
• Benutzermodell - Wer sind die Benutzer meines Systems, was ist die Erwartung meiner Benutzer ?

Grundlegende Funktionale Anforderungen an CM Systeme

Abhängig von der Art des CMS sind nicht alle Funktionen vorhanden

• Datenspeicher, Repository
• Objektmodell für Daten und Metadaten
• Hyperlink Mechanismen / Informationsverknüpfung
• Workflows
• Redaktions- und Aggregationsfunktionen
• Abfragesprache
• Auswertung von Benutzerrechten
• Formatierungsengine
• Einbindung von Drittapplikationen, API Support

Quelle: nach Gunther Rothfuss, Christian Ried; Content Management mit XML, 2003, Springer, ISBN 3-540-43844-0Slide 26 - Funktionale Anforderungen an ein CMS

Funktionale Elemente des ECM

Die verschiedenen funktionalen Elemente eines Enterprise Content Management Systems umfassen i.d.R. folgende Bausteine:

• Content Management
• Document Management
• Records Management
• Collaboration Tool
• Portal Tools
• Workflows / Business Process Management (BPM)
• Search & Retrieval
• Resource Planning (ERP)
• Customer Relationship Management (CRM)

ECM Komponenten

Die funktionalen Elemente eines ECM Systems lassen sich in die 5 Komponenten des ECM nach AIIM einordnen:

Da ECM den Content Life Cycle abbildet sind die einzelnen Komponenten sehr ähnlich dem CLC

• Erfassen (Capture)
• Verwalten (Manage)
• Ausgabe (Deliver)
• Speicherung (Store)
• Langzeit Archivierung (Preserve)

ECM Komponenten

Im Context eines ECM Systems sind die Module wie folgt angeordnet:

CM Komponente

Erfassen (Capture)

Die Kategorie "Capture" beinhaltet Funktionalitäten zur Erstellung, Erfassung und Aufbereitung von analogen und elektronischen Informationen. Dabei lassen sich mehrere Stufen und Technologien unterscheiden, von der einfachen Erfassung der Information bis zur komplexen Aufbereitung durch automatische Klassifikation. Die Capture-Funktionalitäten werden häufig unter der Rubrik "Input-Management" zusammengefasst.

Riggert, Wolfgang (2009) Enterprise Content Management. Wiesbaden: Vieweg + Teubner

CM Komponente

Erfassen (Capture)

CM Komponente - Capture

Was wird erfasst?

Content bzw. Assets!

Aus CM Sicht ist Content aber mehr als ein Bild, ein Text oder ein Video. Wir unterscheiden zwischen Content und Asset.

Asset = Content + Berechtigung

Content = Inhaltsdaten + Metadaten

CM Komponente - Capture

Arten von Content

• Texte
• Dokumente
• Bilder
• Videos
• Audio
• uvm.

Texte und Dokumente können auch z.B. in Form von E-Mails vorliegen. Ebenso wie in Form von digitaler Bücher, die wiederum eine Zusammenstellung von Texten und Bildern sein können.

Häufig liegt der Wert einer Content Art in seinen Meta-Daten, bzw. seinen Content- Relationen. z.B. Facebook Like, oder Kommentare.

CM Komponente - Capture

Content Erstellung

Woher kommt Content?

Je nach Einsatzbereich muss Content nicht direkt im CMS erstellt werden. Häufig kommen die Inhaltsdaten aus anderen Quellen, erhalten aber teilweise ihre Metadaten/ Relationen erst durch die Pflege im CMS.

• Erstellung im CMS - Schreiben von Blogs direkt im WCMS, Kopieren aus Word in CMS, Einfügen von Bilder die in Photoshop erstellt worden sind
• Import in das CMS (manuell, automatisiert) - Zumeist Import über standardisierte Schnittstellen oder über APIs, Import/Export-Funktionen und die Erweiterbarkeit sind zentrale Kriterien eines CMS um z.B. Drittsysteme an den Content Prozess anzuschließen

Content Quellen und automatisierte Anbindungen sind wichtige Aspekte bei der Wahl eines (W)CM Systems.

CM Komponente - Capture

Content Erstellung

Woher kommt Content?

OCR: Optical Character Recognition
HCR: Handwritten Character Recognition
ICR: Intelligent Character Recognition
OMR: Optical Mark Recognition
ERP: Enterprise Resource Planning
COLD: ERP: Enterprise Resource Planning
ERM: Electronic Records Management

Quelle: AIIM, 2003

CM Komponente - Capture

Inhaltliche Erschließung von Inhaltsdaten

Damit aus Inhaltsdaten Content wird

Die drei Konzepte der Erfassung von digital vorliegenden Daten:

• Indexing (manuelle Indizierung)
  Meint die Attribuierung oder Verschlagwortung von Inhaltsdaten
• Input Design (Profile)
  Die Vergabe von Profilen z.B. von Dokumentenklassen, die bestimmte Kriterien / Attribute automatisch vergeben.
• Categorization (automatische Klassifizierung oder Kategorisierung)
  Meint die automatisierte Klassifizierung durch Anwendungen auf Basis bestimmter Regelwerke oder in den Dokumenten enthaltenen Informationen

Kampffmeyer, 2003, ECM - Zwischen Vision und Realität

Automatisierte Erfassung

Erfassung von Dokumenten

• Automatische Dokumentenerfassung
  • Unstrukturierte Dokumente - keine wiederkehrender Aufbau (persönliche Briefe)
  • Teilstrukturierte Dokumente - vorhersehbare Elemente, an unterschiedlichen Positionen (Rechnungen)
  • Strukturierte Dokumente - definierter Aufbau und Position (Formulare)

Die Erfassung von Dokumenten benötigt folgende Schritte:

• Dokumentenumwandlung - Scannen von Papierdokumenten in elektronische Bilder
• Texterkennung - Wandeln von Bild in Text
• Dokumentenimport - Import bereits elektronischer Dokumente oder der gescannten Informationen in das System
• Klassifikation - Automatische Zuordnung von Dokumenten in Kategorien / Prozesse ( Rechnung, Anfrage, Lieferschein .. )
• Extraktion - Extraktion der für den Prozess relevanten Daten ( Kunde, Adresse, .. )
• Validierung & Verifikation - Qualitätssicherung

Automatisierter Datenaustausch

Alle am Prozess beteiligten Stellen müssen "die gleiche Sprache sprechen"

• definierte Schnittstellen / Austauschformate
  • EDI (Electronic Data Interchange ) - Sammelbegriff, es gibt verschiede Standards zum Austausch, z.B. EDIFACT
  • XML - verschiede Standards zum Austausch, z.B. cXML, BMEcat, ICE

Die Übermittlung der Daten kann auch unterschiedliche Weise passieren

• (S)FTP
• WebServices
• E-Mail

Automatisierter Datenaustausch

Implementierung eigener Formate

Nicht alle Daten liegen bereits in standardierten Formaten vor

Wandlung nicht standardisierter Daten in standardisierte Formate

Import über API Funktionen des CM Systems

Content Erstellung

Manuelle Erstellung - Wer erstellt?

Das Web 2.0 hat noch eine weitere Art der Content-Eingabe hervorgebracht

Editorial Content vs. User Generated Content

• Editorial Content ist Content der vom Inhaltsanbieter erstellt oder bereitgestellt wird. Es wurden Aufwände auf Seiten des Anbieters geleistet.
• User Generated Content ist Content der vom Nutzer eines (Web-) Dienstes erstellt wird ( Kommentare zu einem Blog, Bilder z.B. via Instagram, Video z.B. via YouTube ). Aufwände werden hier auf Seiten des Dienstnutzers geleistet.

Die Motivation bei der Erstellung zwischen Editorial Content und User Generated Content ist i.d.R. sehr unterschiedlich. Da die originäre Erstellung von Content zeitaufwendig und damit teuer ist, ist die Motivation eines Unternehmens bzw. Diensteanbieters häufig ein direkter oder indirekter monetärer Gewinn. Die Motivation eines Users liegt häufig in der Anerkennung.

Content Erstellung

Wer erstellt Content und aus welchem Grund, mit welcher Motivation?

Wer pflegt Content in das CM System ein?

• Redakteur (Online, Klassik)
• Marketier (Online, Klassik)
• Assistent
• Blogger (technischer Blogger vs. Koch Blogger)
• Photograph
• Dienstleister

Unterschiedliche Autoren haben einen unterschiedlichen technischen Kenntnisstand und unterschiedlichste Anforderungen an ein (W)CMS.

Ggf. bietet ein (W)CMS unterschiedliche Editier-Modi für unterschiedliche Content-Pfleger.

Content Erstellung

WordPress

WordPress bietet einen einfachen WYSIWYG-Editor, aber auch die Möglichkeit den Source-Code direkt zu pflegen.

Content Erstellung

OpenText

OpenText unterscheidet zwischen zwei Modi. Im SmartEdit Modus kann der Content über einfache Formulare oder auch direkt editiert werden.

Content Erstellung

OpenText

Im SmartTree Modus wird der Content über Formulare und direkt in Eingabefeldern den Platzhaltern entsprechend gepflegt.

Content Erstellung

CQ5

CQ5 lässt die Inhalte über Formulare oder Direct Editing pflegen.

Wir haben Content im System

Was nun?

Fragen?

Danke!

nächster Termin: 30.04.2014, 15:30Uhr, HS1

Frage: sm@nonstatics.com

Feedback: http://cm.lecture.nonstatics.com/wcms/feedback/