FH Wedel

Vorlesung: Content Management

Modul: Mediengestaltung und Content Management

Feedback

Ich freue mich jederzeit über konstruktives Feedback.

Content Management

Wiederholung

Wiederholung

ECM Komponente - Manage

Wiederholung

ECM Komponente - Manage

Wiederholung

Workflows / Business Process Management (BPM)

• Workflows bilden die Organisationsstruktur nach
• Workflows verbinden die einzelnen Aufgaben in organisatorischer oder zeitlicher Abfolge zugeordnet zu Organisationseinheiten (Mitarbeitern)
• Workflows zeigen Abhängigkeiten auf und idealerweise Optimierungspotential

Wiederholung

Kollaboration

Groupware

Groupware stellt unterschiedliche Funktionen zum gemeinsamen Arbeiten bereit

Die Art der Kommunikation wird in drei Ebenen unterschieden

• Kommunikation (Communication) - Austausch unstrukturierter Informationen, z.B. Telefonat oder IM
• Kooperation (Collaboration) - Gemeinsames, gleichzeitiges, gleichartiges Arbeiten zum Erreichen einer Problemlösung
• Koordination (Coordination) - Gemeinsames, verschiedenartiges, zeitlich getrenntes Arbeiten zum Erreichen einer Problemlösung

Wiederholung

Document Management Systeme

Ein Document Management System (DMS) erfüllt die allg. Aufgaben, der Verwaltung des Content Life Cycle, im speziellen für Dokumente.

Ein DMS dient zur:

• Organisation
• Koordination der Entwicklung
• Überarbeitung
• Überwachung
• Verteilung

von Dokumenten.

Wiederholung

Digital Asset Management

Aufgaben eines DAM sind typischerweise:

• Verwalten und Anzeigen von Media Assets
• Import / Export von Media Assets (ggf. Konvertierung)
• Verwalten von Metadaten ( Asset = Inhaltsdaten + Rechte + Metadaten )
• Suchen & Finden
• Archivieren, Versionieren

Wiederholung

Records Management

Records Management weist eine Reihe typischer Eigenschaften auf, die es auch vom Dokumentenmanagement abgrenzen:

• Die Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen
• Thesaurus- oder kontrollierte Wortschatzgestützte eindeutige Indizierung von Informationen
• Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Vernichtungsfristen (Deletion Schedules)
• Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.T. bis auf einzelnen Inhaltskomponenten in Records
• Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung der gespeicherten Informationen

KEMPFFMEYER, Dr. Ulrich, Records Management: Prinzipien, Standards & Trends, Hamburg, 2012, http://www.project-consult.net/files/RM_Kff_20120130.pdf

Wiederholung

Web Content Management

Anforderungen an ein WCMS

Ein WCMS ist auch ein CM System. Es gelten auch hier die grundlegenden Anforderungen an ein CMS.

Darüber hinaus sind einige Anforderungen spezieller:

• Zugriffskontrolle / Berechtigungskonzept (vgl. Anforderung "Auswertung von Benutzerrechten")
• Einfaches UI
• Templating ( Trennung Inhalt und Design )
• Asset Management
• Workflowmanagement ( vgl. Anforderung "Workflows" )
• Versionierung
• Skalierbarkeit
• Erweiterbarkeit (vgl. Anforderung "Einbindung von Drittapplikationen, API Support" )
• Mehrsprachigkeit

Vertiefung

Kollaboration in der Cloud

Vertiefung

Kollaboration in der Cloud

Wesentliche Eigenschaften des Cloud Computing

• On Demand Self-Service - Kunden können bei Bedarf selbstständig und vollautomatisch Ressourcen abrufen oder nutzen, ohne mit dem Service Provider zu interagieren
• Measured Service - Ressourcenverbrauch wird kontinuierlich gemessen und berichtet; nur genutzte Dienste/ Ressourcen werden abgerechnet.
• Resource Pooling - Ressourcen werden gebündelt und mehreren Nutzern dynamisch nach Bedarf zur Verfügung gestellt (multi-tenant model), ohne dass der Kunde zwingend wissen muss, wo sich die Ressourcen befinden.
• Rapid Elasticity - Die Ressourcenbereitstellung kann schnell, idealerweise in Echtzeit, und automatisiert an die schwankende Nachfrage angepasst werden.
• Broad Network Access - Ressourcen sind breitbandig über Internet oder Intranet abrufbar. Der Zugriff erfolgt plattformunabhängig über Standardmechanismen.

NIST, 2011, The NIST Definition of Cloud Computing, National Institute of Standards and Technology, US Department of Commerce

Vertiefung

Kollaboration in der Cloud

Cloud Computing Service Ebenen

IaaS - Infrastructure as a Service
PaaS - Platform as a Service
Saas - Software as a Service

2014, Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften, Enterprise Content Management und E-Kollaboration als Cloud-Dienste: Potentiale, Herausforderungen und Erfolgsfaktoren

Vertiefung

Kollaboration in der Cloud

Motivation

• Geschwindigkeit und Öffnung - kurzfristige (time-to-use) Umsetzung und Kollaboration über die Unternehmensgrenzen hinweg
• Größe und Reifegrad der IT - Cloud als Chance, fehlende IT Ressourcen bedarfsgerecht einkaufen (Skalierbarkeit)
• Kultur - Digital Natives (BYOD) - Cloud als selbstverstandliche Arbeitsweise der Generation Y
• Kollaboratives Content Management

2014, Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften, Enterprise Content Management und E-Kollaboration als Cloud-Dienste: Potentiale, Herausforderungen und Erfolgsfaktoren

Vertiefung

Kollaboration in der Cloud

Herausforderungen

• Beschränkte Anwendungsszenarien
• Integrationsproblematik - Integration in bestehende, interne IT Systeme
• Angst vor Kontrollverlust, mangelndes Vertrauen
• Datenhaltung und -kontrolle

2014, Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften, Enterprise Content Management und E-Kollaboration als Cloud-Dienste: Potentiale, Herausforderungen und Erfolgsfaktoren

CM Komponente

Speichern (Store)

Die Komponente "Store" dient der kontrollierten Speicherung von Informationen. Sie umfasst zum einen lokale und verteilte Speichertechnologien und zum anderen Repositories in Form von Datenbanken und/oder File-Systemen zur geordneten Ablage von unstrukturierten Inhalten. Die Bearbeitung von Informationen durch mehrere Benutzer (z.B. Check-in und -out), Versionskontrolle sowie Nachvollziehbarkeit von Zugriffen und Änderungen (audit trails) wird durch sog. "Library Services" sichergestellt.

Riggert, Wolfgang (2009) Enterprise Content Management. Wiesbaden: Vieweg + Teubner

CM Komponente

Speichern (Store)

Speichern (Store)

Store- Bereiche

Die Store Komponente wird typischerweise in drei Bereiche unterteilt:

• Repositories
• Library Services
• Technologies

Speichern (Store)

Bereich: Repositories

Repositories sind die virtuellen, nicht physischen Speicherorte bzw. Speichersysteme von Informationen. Dazu gehören z.B.:

• (Content Management Systeme)
• Datenbanken/ Datenbanksysteme
• Data Warehouses
• Filesysteme

Speichern (Store)

Repositories - Datenbanken

Anforderungen an eine Datenbank / Datenbankmanagementsystem (DBMS)

• Schutz vor physischer Zerstörung (Recovery)
• Sichern gegen Verfälschung (Integrität)
• Zugriffskontrolle (Benutzerverwaltung o.ä.)
• Transaktionssicherheit (Operationssicherheit z.B. bei parallelen Zugriffen, Konsistenz)
• Skalierbarkeit
• Speicherverwaltung

Speichern (Store)

Repositories - Datenbanken

Datenbanktypen

• Relationale Datenbank Systeme (MySQL, Oracle, MSSQL)
• NoSQL Datenbanken
  • Dokumentenorientierte Datenbanken (CouchDB, MongoDB)
  • Key-Value Datenbanken (Google Big Table, memcached, Amazon Dynamo)
  • Spaltenorientierte Datenbanken (Apache Cassandra)

Speichern (Store)

Repositories - Data Warehouse

Data Warehouse beschreibt die unternehmensbezogene Sammlung von Daten, die zu unternehmerischen Entscheidungsfindungen beitragen. Z.B. Verkaufszahlen, Kundendaten, Produktdaten, etc.

Technisch gesehen sind Data Warehouse Systeme Datenbanken.

Das unternehmensweite Sammeln dieser Daten aus unterschiedlichsten Quellen wird als Data Warehousing bezeichnet.Slide 24 - Store - Repositories - Data Warehouse

Speichern (Store)

Repositories - Filesysteme

Filesysteme bieten grundlegende Funktionalitäten zum Speichern von Daten in Form von Dateien auf nicht-flüchtigen Medien.

Dateien sind dabei eine Menge von unstrukturierten Bytes, das Betriebssystem muss zur Speicherung nichts über den Inhalt oder den Aufbau einer Datei wissen.Slide 25 - Store - Repositories - Filesysteme

Speichern (Store)

Library Services

Library Services bestimmen den Speicherort einer Information, im Gegensatz zu Datenbanksystemen.

Library Services nehmen Informationen aus der Capture Componente entgegen und bestimmen aus der Managment Komponente den Speicherort von Informationen und greifen dabei sowohl auf den kurzfristigen Speicher der Store Komponente zu, als auch auch den langfristigen Speicher der Preserve (Archiv) Komponente zu. Slide 26 - Store - Library Services

Speichern (Store)

Library Services

Library Services unterscheiden zwischen drei Typen von Speicherorten:

• Online Speicher - Daten im direkten Zugriff
• Nearline Speicher - Daten das sich i.d.R. auf einem Medium liegt und z.B. durch Robotik eingelegt werden muss ( Tape-Library )
• Offline Speicher - Daten die sich nicht im direkten, automatisierten Zugriff befinden

Speichern (Store)

Technology

Typische Speichertechnologien sind z.B.:

• flüchtiger, magnetischer Speicher (Arbeitsspeicher)
• nichtflüchtiger, magnetische Speicher (Festplatten,Flash)
• nichtflüchtiger, magnetische Plattenspeicher (Festplatten)
• Magnetbänder
• Optische Speichermedien

sowie übergeordnete Speichertechnologien die Kombinationen dieser Basistechnologien verwenden:

• RAID Systeme
• NAS / SAN Systeme

Speichern (Store)

Technology

Je nach Einsatzgebiet und Speicherart bieten sich bestimmte Technologien an und andere werden wiederum ausgeschlossen.

• Online- Speicher
  • Festplatten
  • Festplatten (Flash Speicher)
  • Arbeitsspeicher (memcached)
  • Kombinationen aus diesen Speichertypen
• Nearline- Speicher
  • Festplatten
  • Magnetbänder
• Offline Speicher
  • Magnetbänder
  • Optische Speichermedien

Speichern (Store)

Technology

Bsp. Speicherarchitektur

Speichern (Store)

Information Lifecycle Management (ILM)

Information Lifecycle Management befasst sich mit Strategien, Methoden, Prozessen und Anwendungen, um Daten automatisiert entsprechend ihrem Wert und ihrer Nutzung auf den jeweils kostengünstigsten Medien abzulegen, sie zu erschließen und sie langfristig sicher zu archivieren.

Bitkom: Leitfaden zum Thema "Information Lifecycle Management", 2004, http://www.bitkom.de

Speichern (Store)

Content Speicherung WCMS

Wie speichert ein WCMS seine Daten

• In Datenbanken
  • Daten müssen strukturiert vorliegen
  • Trennung von Inhalt und Struktur (Templating)
  • Datentypen ?
• In Dateien
  • Propritär
  • XML
  • ...
Slide 30a - Store - WCMS

CM Komponente

Bewahren (Preserve)

CM Komponente

Bewahren (Preserve)

Die Komponente "Preserve" entspricht der Langzeitarchivierung, also der langfristigen stablien und unveränderbaren Aufbewahrung von Informationen.

Riggert, Wolfgang (2009) Enterprise Content Management. Wiesbaden: Vieweg + Teubner

CM Komponente

Bewahren (Preserve)

Bewahren (Preserve)

Preserve- Bereiche

Die Preserve- Komponente lässt sich in zwei große Bereiche aufteilen:

• Compliance
• Archivierung

Bewahren (Preserve)

Preserve - Compliance

Compliance ist die Übereinstimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben.

Unter dem Begriff "Compliance" werden die europäischen Richtlinien zur "Corporate Governance and Compliance" zusammengefasst (häufig auch unter dem Kürzel SOX, nach dem US Gesetz).

Darin wird für Unternehmen verbindlich geregelt, wie ihre Geschäftskorrespondenz, Bücher, Buchungsunterlagen und andere steuerlich relevante Daten elektronisch abgelegt werden müssen. Dazu zählen u.a. auch E-Mails.

Bewahren (Preserve)

Preserve - Archivierung

"Bei der Archivierung handelt es sich um eine [...] analytische Aufgabe. Die Archivare müssen festlegen, was archiviert wird und was vernichtet werden kann. Dabei sind der so genannte "Evidenzwert" - spiegelt der Inhalt der Akte das tatsächliche Handeln der Behörde wider - und eine Abwägung der Speicherwürdigkeit von Massenakten die bestimmenden Größen."

Bewahren (Preserve)

Preserve - Archivierung

Archive unterscheiden grundsätzlich zwischen:

• Langzeitablage - Informationen sollen langfristig abgelegt und zugreifbar gehalten werden
• Revisionssichere Ablage - Ablage nach Vorgaben des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) oder den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBS)

Bewahren (Preserve)

Preserve - Archivierung

10 Archiv Gebote

• Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden.
• Es darf kein Dokument auf dem Weg in das Archiv oder Archiv selbst verloren gehen.
• Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein.
• Es muss genau das Dokument gefunden werden, das gesucht wurde.
• Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden.
• Jedes Dokument muss in genau der Form, in der es erfasst wurde, angezeigt werden können.
• Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können.
• Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands möglich ist.
• Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Software-Versionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.
• Das System muss dem Anwender ermöglichen, die gesetztlichen Bestimmungen sowie betrieblichen Vorgaben des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.

Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI)

CM Komponente

Aufbereiten und Bereitstellen (Deliver)

Unter "Deliver" lassen sich Verfahren und Werkzeuge zusammenfassen, die die zielgruppengerechte Bereitstellung und Transformation von Informationen für unterschiedliche Distributionsplattformen unterstützen. Darunter kann neben herkömmlichen Technologien für das Output Management wie COLD ( Computer Output On LaserDisk ) auch die Verteilung von Inhalten über Web-Portale, eBooks etc. sowie für verschiedenste Endgeräte wie Handys oder PDAs verstanden werden.

Riggert, Wolfgang (2009) Enterprise Content Management. Wiesbaden: Vieweg + Teubner

CM Komponente

Aufbereiten und Bereitstellen (Deliver)

CM Komponente

Aufbereiten und Bereitstellen (Deliver)

Aufbereiten und Bereitstellen (Deliver)

Die Deliver Komponente umfasst folgende Funktionen:

• Distribution
• Transformation
• Sicherheit

Aufbereiten und Bereitstellen (Deliver)

Distribution

Unter Distribution wird das Bereitstellen der Inhalte auf unterschiedlichen Wegen verstanden. Z.B.:

• Versand von E-Mail
• Bereitstellen auf Datenträger
• Versenden als Rundschreiben
• Publikation auf Webseiten / Portalen

Aufbereiten und Bereitstellen (Deliver)

Distribution

Output Management

Im Bereich von gedruckten Inhalten wird dies klassich unter dem Begriff "Output Management" angesiedelt. Zum Output Management gehören auch folgende Aufgaben:

• individueller Druck des Schriftguts
• postalische Aufbereitung
• zeitlicher Versand
• Kostenoptimierung
• automatische Archivierung

Aufbereiten und Bereitstellen (Deliver)

Distribution

WCMS

Wie gibt ein WCMS seine Daten aus ?

• statisch
• dynamisch
  • User personalisiert
  • Device adaptive
  • Serverseitige Code-Anpassung
  • Serverseitige Bildanpassung

Aufbereiten und Bereitstellen (Deliver)

Distribution

WCMS

Unterschiedliche Arten von Webservern je nach Content Art

• Webserver
• Streaming Server

Aufbereiten und Bereitstellen (Deliver)

Transformation

Transformation bezieht sich auf die Anpassung der Daten für die Ausgabe bzw. deren Umwandlung in entsprechende Formate. Transformationen sollen immer verlustfrei, kontrolliert und nachvollziehbar ablaufen.

Typische Transformationsdienste können sein:

• COLD (Computer Output to Laser Disc)/ ERM (Enterprise Report Management) - Bezeichnet das Speichern von Dokumenten/Reports (ursprünglich auf optischen Medien)
• XML
• PDF
• Konverter / Viewer
• Kompression

Aufbereiten und Bereitstellen (Deliver)

Sicherheit

Sicherheitstechnologien kommen i.d.R. in alles ECM Komponenten vor. Elektronische Signaturen oder Zugriffsschutz für Benutzer kommen nicht nur beim Versenden von Dokumenten vor, sondern genauso bei der Erfassung oder Bearbeitung.

Für den Austausch von Dokumenten auf elektronischem Wege kann es notwendig sein:

• Dokumente komplett zu verschlüsseln (Kryptographie, symmetrisches bzw. asymmetrisches Verfahren)
• Die Unverändertheit eines Dokuments (Signaturen) sicherzustellen
• Das Gegenüber zu Authentifizieren (Zertifikate von Zertifizierungsstellen)

Aufbereiten und Bereitstellen (Deliver)

Sicherheit

Digitale Signatur

Fragen?

Ankündigung

Kolloquium

Creative Technology Bootcamp

Termin: 04.06.2014, 17:00Uhr, HS5

Creative Technologists sind der Motor hinter neuen Ideen und Produkten, in Startups und Konzernen – sie entwickeln Ideen für digitale Produkte, bauen Prototypen, bewerten Business Model dazu und verpacken alles zusammen in eine mitreissende Geschichte. Wir werfen einen Blick in Einsatzgebiete und Anforderungsprofil, zeigen Arbeiten und die Werkzeugkiste und starten das Creative Technology Bootcamp in dem wir zusammen mit Euch Ideen und Prototypen entwickeln aus denen in den nächsten Monaten Eure Traum-Bachelor- und Projektarbeiten entstehen sollen.

Danke!

nächster Termin: 05.06.2014, 15:30Uhr, HS4

Frage: sm@nonstatics.com

Feedback: http://cm.lecture.nonstatics.com/wcms/feedback/