Records Management
Prinzipien des RM
Es gibt verschiedene internationale Standards zum Records Management – ISO, MoReq, ICA-Req
Die Berufsverband ARMA (Association of Records Managers and Administrators) versucht allgemeingültige Prinzipien für das RM aufzustellen
- Prinzip der Verantwortlichkeit – Innerhalb eines Unternehmens sollte es einen Verantwortlichen für das RM geben, der den Prozess überwacht und überprüft
- Prinzip der Integrität – Ein Records Management System sollte so konzipiert sein, dass die im Unternehmen verwalteten Dokumente eine entsprechende Garantie der Authentizität und Zuverlässigkeit erbringen
- Prinzip der Sicherung – Ein RM System sollte so konstruiert sein, dass ein angemessenes Maß an Schutz für Records und Informationen zu gewährleisten
- Prinzip der Compliance – Compliance ist die Übereinstimmung mit und die Erfüllung von gesetzlichen und regulativen Vorgaben.
Das Records Management System muss sowohl Compliance Anforderungen und gesetzlichen sowie rechtlichen Vorgaben entsprechen, als auch den Anforderungen innerhalb des Unternehmens - Prinzip der Verfügbarkeit – Ein Unternehmen muss Records in einer Weise aufbewahren, die vorausschauend und effizient ist und, die eine präzise Auffindbarkeit der benötigten Informationen gewährleistet.
- Prinzip der Aufbewahrung – Ein Unternehmen muss seine Records und Informationen für eine angemessene Zeit unter Berücksichtigung der rechtlichen, aufsichtsrechtlichen, steuerlichen, betrieblichen und historischen Voraussetzungen aufbewahren.
- Prinzip der Entsorgung – Ein Unternehmen muss eine sichere und angemessene Disposition für Informationsobjekte, die nicht mehr benötigt werden bestimmen, um die geltenden Gesetze und die Unternehmens-Policies aufrecht zu erhalten.
- Prinzip der Transparenz – Die Prozesse und Aktivitäten eines Unternehmens, werden von dem Records Management System in einer verständlichen Art und Weise dokumentiert und für alle befugten Nutzer verfügbar gemacht
FH Wedel, Content Management Systeme, Sebastian Martens, 2015