FH Wedel

Vorlesung: Content Management

Modul: Mediengestaltung und Content Management

Content Management

Wiederholung

Content Management

... beschreibt die Planung, Verwaltung, Steuerung und Koordination aller Aktivitäten, die auf den Content und dessen Präsentation in Unternehmen abzielen.

Wolfgang Riggert; ECM - Enterprise Content Management; 2009; ISBN 978-3-8348-0841-7

Frage

Was bringt uns das ?

Wiederholung

Warum Content Management ?

z.B.:

• Menge an Informationen
• Verwaltung von Informationen
• Prozesse
• Rechte & Rollen
• Wiederverwendbarkeit -> CrossMedia Publishing

Wiederholung

Abgrenzung - CM - ECM - WCM

Wiederholung

Content Management bildet den Content Life Cycle ab

5 Phasen Modell des Content Life Cycle*

1. Erfassen (Capture)
2. Verwalten (Manage)
3. Aufbereiten & Bereitstellen (Deliver,Publish)
4. Depublizieren
5. Archivieren (Preserve)

* Nakano, Russell (2002) Web content management: a collaborative approach; Addison Wesley Professional

Wiederholung

ECM Komponenten

Wir nähern uns dem gesamten Thema CM am Bsp. des ECM und dessen verschiedenen Komponenten

Wiederholung

Capture Komponente

Wiederholung

Capture Komponente

• Welche Arten von Content gibt es ?
• Woher kommt Content und wie gelangt er in das System ?
  • manuell - Betrachtung verschiedener Benutzer des Systems
  • automatisiert - Betrachtung von Schnittstellen, Schritte der automatisierten Erfassung
• Editorial Content vs. User Generated Content

CM Komponente

Verwalten (Manage)

Die Manage-Komponente dient der Verwaltung unstrukturierter Informationen entlang ihres Lebenszyklus. Abhängig von der Art der verwalteten Informationen werden die Methoden und Werkzeuge in die Kategorien Dokumentenmanagement, Web Content Management, Digital Asset Managment und Records Management eingeteilt.
Unter Records Managment wird gemäss (DIN ISO 15489-1:2002-12) die Schriftgutverwaltug verstanden, das heisst die "als Führungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten".

Um die Verwendung der verwalteten Informationen im Rahmen der Geschäftsprozesse und der Zusammenarbeit sicherzustellen, treten die Elemente Workflow- beziehnungsweise Geschäftsprozessmanagement sowie Kollaboration hinzu. Ebenfalls zur "Managment"-Komponente gezählt werden können Berechtigungssysteme zur Zugriffsabsicherung** und zum Schutz der Informationen.

Riggert, Wolfgang (2009) Enterprise Content Management. Wiesbaden: Vieweg + Teubner

** AIIM hingegen ordnet die Sicherheitsmechanismen und -technologien in die ECM-Komponente "Deliver" ein.

CM Komponente

Verwalten (Manage)

Die ECM Komponente "Manage" umfasst also folgende Teilaufgaben bzw. Teil- Content Management Systeme

• Document Management
• Digital Asset Managment
• Records Managment
• Web Content Management

Diese Teilsysteme werden Workflows / Geschäftsprozesse und Kollaborationstools verbunden

CM Komponente

Verwalten (Manage)

Workflows / Business Process Management (BPM)

Ein Workflow bezeichnet mehrere dynamische, abteilungsübergreifende, aber fachlich zusammenhängende, arbeitsteilige Aktivitäten, die in logisch oder zeitlicher Abhängigkeit zueinander stehen. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht bedeutet dies, dass Geschäftsprozesse als Bestandteil der Ablauforganisation mit Elementen der Aufbauorganisation wie Mitarbeiter oder Gruppen korreliert sind. Informationstechnische Unterstützung auf Rechnerbasis bildet dabei keine notwendige Vorraussetzung.

CM Komponente

Verwalten (Manage)

Workflows / Business Process Management

WORKFLOWS / BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM)

Workflows / Business Process Management (BPM)

• Workflows bilden die Organisationsstruktur nach
• Workflows verbinden die einzelnen Aufgaben in organisatorischer oder zeitlicher Abfolge zugeordnet zu Organisationseinheiten (Mitarbeitern)
• Workflows zeigen Abhängigkeiten auf und idealerweise Optimierungspotential

Workflows / Business Process Management (BPM)

Die kleinste Einheit eines Workflows ist die Aufgabe

Einzelne Aufgaben müssen unter folgenden Aspekten betrachtet werden:

• Wer erledigt eine Aufgabe ? - Organisationsmodell
• Welche Daten werden benötigt ? - Unternehmensdatenmodell / Informationsmodell
• Warum wird die Aufgabe erledigt ? - Strategisches Firmenziel
• Womit wird die Aufgabe durchgeführt ? - Allg. oder DV- Infrastruktur
• Wie lange dauert die Bearbeitung ? - Durchlaufzeit
• Welche Qualifikation verlangt die Bearbeitung ? - Ausbildung

(vgl. auch Teilmodelle eines CMS)

Workflows / Business Process Management (BPM)

Bestandteile eines Workflowss

• Ein Workflow hat einen Trigger / Auslöser
• Ein Workflow setzt sich aus Aktionen, Aktivitäten und Aufgaben zusammen
• Aufgaben werden alternativ ( mit Ablaufbedingung ), sequentiell oder parallel ausgeführt
• Ein Workflow hat ein eindeutiges Ergebnis
• Der Ablauf eines Workflows erfolgt nach Prozeduren mit Kontrollregeln:
  • Die Ausführung eines Schrittes kann durch die Ausführung eines anderen eingeschränkt sein (A kann nicht parallel zu B laufen), sie kann auch zeitbezogen von einem anderen Schritt abhängen (C muss nach B ablaufen)
  • Art und Umfang auszutauschender Informationen
  • Definition von Ausnahmen oder Eskalationsregelungen (Verspätung - Weiterleitung an Vorgesetzten)

Workflows / Business Process Management (BPM)

Eigenschaften eines Workflows sind:

• Strukturiertheit und Komplexität
  Ein Workflow wird durch die Anzahl, die Verschiedenheit und den Grad der Nebenläufigkeit einzelner Aufgaben beschrieben
• Detaillierungsgrad
  Ein Workflow weist einen niedrigen Detaillierungsgrad auf, wenn die einzelnen Teilschritte bis auf elementare Aufgaben ohne großen Handlungsspielraum zerlegbar sind
• Arbeitsteilungsgrad
  Diese Eigenschaft gibt Auskunft über die Zahl der Bearbeiter eines Workflows und ist damit indirekt ein Maß für den zu erwartenden Abstimmungs- und Koordinationsaufwand
• Interprozessverflechtung
  Dieses Attribut drückt die Verbindung zu anderen Prozessen über Schnittstellen aus und bildet damit einen Gradmesser für das Wabengefüge einer Organisation (gemeinsame Daten und Ressourcen, Verflechtungen der Teilergebnisse)

Beispiel: Sharp News Workflow

OpenText Workflow Designer, als Baustein des WCMS

Workflows / Business Process Management (BPM)

Workflow Management System (WMS)

Ein Workflowmanagement- System ist ein Anwendungssystem, mit dessen Hilfe Workflows definiert, verwaltet und ausgeführt werden können. Die Ausführungsreihenfolge ist durch eine formale Repräsentation der Prozesslogik im Anwendungssystem determiniert.

Workflows / Business Process Management (BPM)

Workflow Management System (WMS)

Ein WMS kann in den vier folgenden Modulen zusammengefasst werden

• Workflowmonitor - bildet einen konkreten Workflow mit den einzelnen Vorgangsschritten ab. Überwacht die Vorgangssteuerung.
• Modellierungssystem - dient der Konstruktion und Beschreibung von Abläufen, primär von Geschäftsprozessmodellierung
• Simulation - zeigt logische Fehler der Modellierung, kann Engpässe aufzeigen
• Rollenkonzept - spiegelt die Rechte und Pflichten einzelner Organisationsteile wieder

CM Komponente

Verwalten (Manage)

Kollaboration

Kollaboration

Kollaboration

Die eingesetzte Software wird als Groupware bezeichnet

Groupware ist die für die Computerunterstützung gruppenorientierter Arbeitsabläufe bereitgestellte Software. Darunter versteht man den koordinierten Austausch gruppenbezogener Informationen und ihre kooperative Bearbeitung. Groupware richtet sich damit schwerpunktmäßig auf die Abbildung nicht formalisierbarer Vorgänge und bildet den Kontrapunkt bezüglich der geschäftsprozessorientierten Sichtweise der Workflow-Systeme.

Kollaboration

Groupware

Groupware Tools sind z.B:

• E-Mail
• gemeinsame Kalender
• Wiki
• Video-Konferenz-Systeme (Google Hangout)
• Instant Messaging
• ...

Kollaboration

Groupware

Groupware stellt unterschiedliche Funktionen zum gemeinsamen Arbeiten bereit

Die Art der Kommunikation wird in drei Ebenen unterschieden

• Kommunikation (Communication) - Austausch unstrukturierter Informationen, z.B. Telefonat oder IM
• Kooperation (Collaboration) - Gemeinsames, gleichzeitiges, gleichartiges Arbeiten zum Erreichen einer Problemlösung
• Koordination (Coordination) - Gemeinsames, verschiedenartiges, zeitlich getrenntes Arbeiten zum Erreichen einer Problemlösung

CM Komponente

Verwalten (Manage)

Document Management

Document Management

Document Management

Was ist ein Dokument ?

Klassische Sicht

Ein Dokument im klassischen Sinne ist ein Schriftstück, in dem die Gedanken von Menschen, mit Hilfe von herkömmlichen Zeichen oder Symbolen, dargestellt werden. Ein Dokument soll also etwas "dokumentieren", d.h. einen Nachweis erbringen, ein Ereignis oder einen Vorgang festhalten oder eine chronologische Aufzeichnung vornehmen.

Aus IT Sicht

Dokumente im IT-Sinne sind alle Objekte auf Papier oder in elektronischer Form, die Informationen für die jeweiligen betrieblichen Prozesse zur Verfügung stellen. Dokumente werden gruppiert und gemäß ihres Inhaltes kategoriesiert, z.B. nach Rechnungen, Verträgen etc. (vgl. ECM Capture Komponente "Input Design" / "Categorization")

Document Management

Was ist ein Dokument ?

Aus heutiger Sicht

Im Umfeld von ECM wird der Begriff "Dokument" im klassichen Sinne gebraucht. Also als ein geschlossenes Ganzes, z.B. als eingescanntes Papier-Dokument oder digitales Abbild eines klassischen Formulars.

Aus moderner IT Sicht verschwimmt diese Sicht eines Dokuments immer mehr. Z.B. durch die Einbettung von Animationen und Bildern innerhalb von klassischen Dokumenten.

Eine wichtige neue Eigenschaft eines Dokuments ist die digitale Signatur, also die Gewährleistung der Authentizität des Absenders und der Integrität der Daten.

Durch das medium- und zielgruppenabhängige Ausspielen von Dokumententeilen (vgl. CrossMedia Publishing, z.B. Mobile-Web) wird ebenso die Geschlossenheit eines Dokuments aufgeweicht.

Die Grenzen zwischen Dokument und Asset ( = Inhaltsdaten + Berechtigungen + Metadaten ) verschwimmen. Damit auch zwischen DMS + DAM

Document Management Systeme

Ein Document Management System (DMS) erfüllt die allg. Aufgaben, der Verwaltung des Content Life Cycle, im speziellen für Dokumente.

Ein DMS dient zur:

• Organisation
• Koordination der Entwicklung
• Überarbeitung
• Überwachung
• Verteilung

von Dokumenten.

Document Management Systeme

Zwischen den einzelnen Aufgabenbereichen und Organisationsstellen liegen Kontroll-, Steuerungs- und Weiterleitungsfunkionen. Definiert sind diese durch Workflows.

Document Management Systeme

Die Erschließung des Dokumenteninhalts, seine vorübergehende Speicherung, die gesetztlich vorgeschriebene Langzeitarchivierung, die Bearbeitung, der Ausdruck und die Übermittlung an andere an der Bearbeitung beteiligten Organisationseinheiten oder Mitarbeiter werden durch die sieben Vs beschrieben:

• Verarbeiten
• Verwahren
• Verhindern
• Verfügen
• Verändern
• Verwalten
• Vernichten

DMS-Fibel, http://www.wi.fh-flensburg.de/fileadmin/dozenten/Riggert/bildmaterial/Dokumentenmanagement/dms-fibel.pdf

Document Management Systeme

Ein DMS stellt folgende Funktionen zur Verfügung:

• Benutzerverwaltung & Zugriffssteuerung
• Dokumentenimport
• automatische, rechnergestützte oder manuelle Indexierung
• Ablage und Archivierung
• Bearbeitung mit Check-In und Check-Out
• Verwalten und Versionieren
• Suchen und Finden
• (Langzeit-)Archivierung und Löschung

CM Komponente

Verwalten (Manage)

Digital Asset Management (DAM)

Digital Asset Management (DAM)

Digital Asset Management

Digital-Asset-Management (DAM) ist die Speicherung und Verwaltung von beliebigen digitalen Inhalten, insbesondere von Mediendateien wie Grafiken, Videos, Musikdateien und Textbausteinen.*

* Quelle: Wikipedia, http://de.wikipedia.org/wiki/Digital-Asset-Management, 04.05.2014

Digital Asset Management

Die genaue Grenzen zwischen Document Management und Digital Asset Management verschwimmt - vgl. Angrenzung DMS

Es gibt spezialisierte DAM Systeme. z.B. VAM ( Video Asset Management )

Häufig stellen DAM Systeme hohe Anforderung an die verwendete Hardware

Digital Asset Management

Aufgaben eines DAM sind typischerweise:

• Verwalten und Anzeigen von Media Assets
• Import / Export von Media Assets (ggf. Konvertierung)
• Verwalten von Metadaten ( Asset = Inhaltsdaten + Rechte + Metadaten )
• Suchen & Finden
• Archivieren, Versionieren

Digital Asset Management

Adobe CQ5 DAM

Digital Asset Management

Adobe CQ5 DAM

CM Komponente

Verwalten (Manage)

Records Management

Records Management

Records Management

Beim Thema Records Management handelt es sich um die Verwaltung wichtiger, aufbewahrungswürdiger oder aufbewahrungspflichtiger Informationen aus Geschäftsleben, Verwaltung und Gesellschaft. Dabei geht es nicht nur um die sichere Aufbewahrung von Informationsobjekten sondern um effiziente Erschließung und einfache Wiedernutzung von wichtigen Informationen mit Unterstützung von Software. Records Management betrifft Verwaltungen, Unternehmen, Organisationen und Gruppen ebenso wie Privatpersonen

Nach ISO 15489

Records Management

Records Management weist eine Reihe typischer Eigenschaften auf, die es auch vom Dokumentenmanagement abgrenzen:

• Die Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen
• Thesaurus- oder kontrollierte Wortschatzgestützte eindeutige Indizierung von Informationen
• Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Vernichtungsfristen (Deletion Schedules)
• Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.T. bis auf einzelnen Inhaltskomponenten in Records
• Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung der gespeicherten Informationen

KEMPFFMEYER, Dr. Ulrich, Records Management: Prinzipien, Standards & Trends, Hamburg, 2012, http://www.project-consult.net/files/RM_Kff_20120130.pdf

Records Management

Prinzipien des RM

Es gibt verschiedene internationale Standards zum Records Management - ISO, MoReq, ICA-Req

Die Berufsverband ARMA (Association of Records Managers and Administrators) versucht allgemeingültige Prinzipien für das RM aufzustellen

• Prinzip der Verantwortlichkeit - Innerhalb eines Unternehmens sollte es einen Verantwortlichen für das RM geben, der den Prozess überwacht und überprüft
• Prinzip der Integrität - Ein Records Management System sollte so konzipiert sein, dass die im Unternehmen verwalteten Dokumente eine entsprechende Garantie der Authentizität und Zuverlässigkeit erbringen
• Prinzip der Sicherung - Ein RM System sollte so konstruiert sein, dass ein angemessenes Maß an Schutz für Records und Informationen zu gewährleisten
• Prinzip der Compliance - Compliance ist die Übereinstimmung mit und die Erfüllung von gesetzlichen und regulativen Vorgaben.
  Das Records Management System muss sowohl Compliance Anforderungen und gesetzlichen sowie rechtlichen Vorgaben entsprechen, als auch den Anforderungen innerhalb des Unternehmens
• Prinzip der Verfügbarkeit - Ein Unternehmen muss Records in einer Weise aufbewahren, die vorausschauend und effizient ist und, die eine präzise Auffindbarkeit der benötigten Informationen gewährleistet.
• Prinzip der Aufbewahrung - Ein Unternehmen muss seine Records und Informationen für eine angemessene Zeit unter Berücksichtigung der rechtlichen, aufsichtsrechtlichen, steuerlichen, betrieblichen und historischen Voraussetzungen aufbewahren.
• Prinzip der Entsorgung - Ein Unternehmen muss eine sichere und angemessene Disposition für Informationsobjekte, die nicht mehr benötigt werden bestimmen, um die geltenden Gesetze und die Unternehmens-Policies aufrecht zu erhalten.
• Prinzip der Transparenz - Die Prozesse und Aktivitäten eines Unternehmens, werden von dem Records Management System in einer verständlichen Art und Weise dokumentiert und für alle befugten Nutzer verfügbar gemacht

CM Komponente

Verwalten (Manage)

Web Content Management (WCM)

Web Content Management

Web Content Management

Ist inzwischen ein eigenes Marktsegment

Aus ECM Sicht werden ECM System häufig nach Schwerpunkt Document Management (ECM/DMS) oder Web Content Management (ECM/WCM) unterteilt

Web Content Management

Anforderungen an ein WCMS

Wir erinnern uns, die Grundanforderungen an jedes CM System waren:

• Datenspeicher, Repository
• Objektmodell für Daten und Metadaten
• Hyperlink Mechanismen / Informationsverknüpfung
• Workflows
• Redaktions- und Aggregationsfunktionen
• Abfragesprache
• Auswertung von Benutzerrechten
• Formatierungsengine
• Einbindung von Drittapplikationen, API Support

Web Content Management

Anforderungen an ein WCMS

Ein WCMS ist auch ein CM System. Es gelten auch hier die grundlegenden Anforderungen an ein CMS.

Darüber hinaus sind einige Anforderungen spezieller:

• Zugriffskontrolle / Berechtigungskonzept (vgl. Anforderung "Auswertung von Benutzerrechten")
• Einfaches UI
• Templating ( Trennung Inhalt und Design )
• Asset Management
• Workflowmanagement ( vgl. Anforderung "Workflows" )
• Versionierung
• Skalierbarkeit
• Erweiterbarkeit (vgl. Anforderung "Einbindung von Drittapplikationen, API Support" )
• Mehrsprachigkeit

Web Content Management

Klassifizierung nach Lizenz

Art der Lizensierung

• Community Open Source WCMS
• Commercial Open Source WCMS
• Enterprise WCMS

Web Content Management

Klassifizierung nach Systemarchitektur

Art der Systemarchitektur und Datenprozessierung

• Offline Processing - (Webinhalte / HTML-Seiten werden vom System erzeugt und statisch ausgeliefert. z.B. OpenText Website Manager)
• Online Processing - (Webinhalte / HTML-Seiten werden dynamisch vom System ausgeliefert. z.B. Wordpress)
• Hybrid Systeme - (Es werden dynamische Dateien (PHP/APS) vom System erzeugt die noch ausgeführt werden müssen)

Fragen?

Danke!

nächster Termin: 22.05.2014, 15:30Uhr, HS4

Frage: sm@nonstatics.com

Feedback: http://cm.lecture.nonstatics.com/wcms/feedback/